公益財団法人 福島県区画整理協会

個人情報保護方針

公益財団法人福島県区画整理協会(以下「当協会」という)は、まちづくりに携わる公益法人として、
県、市町村をはじめ、すべてのお客様からお預かりした個人情報の適切な保護が、重大な社会的責務であると認識し、以下のとおり個人情報保護方針を制定し個人情報を取り扱います。

1個人情報の取得、利用及び提供

当協会は、業務上取扱う個人情報について、目的を明確にし、適正かつ公正な手段により取得します。
また、必要な範囲で情報を利用し、取得目的外利用は行わないよう、管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。
さらに、お客さまにご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することは致しません。

2個人情報の管理と保護

当協会は、個人情報の管理を厳重に行ない、個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、適切な防止及び是正処置を行います。

3法令及びその他の規範の順守

当協会は、保有する個人情報の取扱いに関し、適用される法令及び国が定める指針その他の規範を順守します。

4問合せ・苦情への対応

当協会は、保有する個人情報の取り扱いに対するお問合わせや苦情について、速やかに対応致します。

5個人情報保護管理体制の確立及び仕組みの継続的改善

当協会は、業務上の個人情報を適正に取扱うための責任体制を確立し、また個人情報保護を実践するため、内部規程を整備して協会職員に周知し、定期的な監査と見直しを行い、継続的改善に努めます。

制定日 :  平成26年4月1日
公益財団法人 : 福島県区画整理協会
理事長 : 遠藤 光一
個人情報に関する苦情・問合せ窓口 : 企画課 024-921-5027
制定日 : 平成18年9月1日
改定日 : 平成21年7月1日(代表者変更)
改定日 : 平成26年4月1日(代表者変更)

個人情報保護の管理者

当協会は、個人情報保護に関する総責任者として、個人情報保護管理者を企画課長とします。

個人情報の利用目的

当協会の業務に関する個人情報の利用目的は、次のとおりです。

(1)都市計画関係各位に関する個人情報

  • 土地区画整理事業について啓蒙・催し物のご案内の送付
  • 土地区画整理事業関係者に対する、講習及び研修会実施
  • お問い合わせ・ご相談への対応続)

(2)土地区画整理事業等の委託された諸権利者の個人情報

  • 都市計画事業に関する調査・設計
  • 換地処分等の総合的な土地区画整理事業の遂行

(3)取引先各社、県市町村の職員等に関する個人情報

  • 業務上必要な諸連絡・協議等
  • 取引先情報管理、支払、収入処理

(4)採用応募者に関する個人情報

  • 採用応募者への採用情報等の提供
  • 連絡
  • 当協会での採用業務管理

開示等の請求について

当協会は、保有する個人情報のご本人様の情報についての請求(開示、利用目的の通知、訂正、追加、消去、利用の停止または第三者提供の停止)に対応させていただいております。請求様式(書面)等の詳細につきましては開示等の請求手続きをご覧ください。なお、開示のご請求、利用目的の通知のご請求につきましては有料となる場合があります。
また、ご請求に際しては、開示等に伴い取得する個人情報の取扱についての告知の内容を確認の上、手続きをお願いいたします。

開示等の請求手続き

当協会が個人情報保護法に基づき、個人情報のご本人様又はその代理人様から、当協会が保有する個人情報に関して(1)開示のご請求、(2)利用目的通知のご請求、(3)訂正のご請求、(4)追加のご請求、(5)消去のご請求、(6)利用停止又は第三者提供の停止のご請求等(以下(1)から(6)を総称して「開示等のご請求」といいます。)に書面にて対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

(1)開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当協会へ郵送いただく際は、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。
なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

〒963-8014
福島県郡山市虎丸町6番16号 NK第2ビル
公益財団法人 福島県区画整理協会
個人情報問合せ窓口担当

(2)開示等の請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、次の依頼書<1>に、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のため書類<2>を同封し上記(1)宛にご郵送ください。

<1>当協会所定の請求書
・個人情報開示等依頼書
※様式は、当協会までお問い合わせください
※個人情報の開示及び利用目的の通知のときのみ手数料をいただく場合があります。

<2>ご本人様の確認のための書類
1.運転免許証、2.旅券(パスポート)、3.その他

<3>代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、上記の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。
1.代理人様本人であることを確認するための書類(ご本人様の確認のための書類に同じ。)
2.代理権確認書類 (戸籍謄本、青年後見登録事項証明書、委任状、その他。)

<4>開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料
個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料をいただく場合があります。
詳しくは、当協会までお問い合わせください。

<5>開示等のご請求に対する回答方法
請求者の依頼書記載住所宛に書面によってご回答いたします。

<6> 開示等のご請求に関して
取得した個人情報の利用目的開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出いただいた書類は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了後、適切に管理、破棄させていただきます。

※個人情報の不開示事由について

次に定める場合は、ご本人様よりご請求いただいた個人情報につき開示等に対応することはできません。
不開示等を決定した場合には、その旨、理由を付記して通知いたします。なお、不開示及び利用目的の非通知の場合についても所定の手数料をいただく場合があります。

  • 請求書に記載されている住所、ご本人様の確認のための書類に記載されている住所、当協会の登録住所が一致しないときなど、ご本人様が確認できない場合。
  • 代理人様によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
  • 請求書の記載内容により、当協会が保有する個人情報を特定できなかった場合
  • 開示のご請求の対象が「個人情報の保護に関する法律」第2条第5項にいう保有個人データに該当しない場合
  • ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当協会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合